Zásady zpracování osobních údajů a cookies
Kdo osobní údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je Livistar s.r.o., se sídlem Pujmanové 1753/10a, Nusle, 140 00 Praha 4, IČO 23791721 (dále jen „Správce“ nebo „my“), která vykonává činnost realitního zprostředkovatele ve smyslu zákona č. 39/2020 Sb., o realitním zprostředkování.
Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje zájemců o nemovitosti, klientů, odběratelů newsletteru, osob rezervujících konzultaci, oznamovatelů protiprávního jednání a návštěvníků webu.
Kontakt pro ochranu osobních údajů: philipp.chizzola@livistar.cz, +420 603 892 540.
Jaké osobní údaje zpracováváme, proč a na jakém základě
2.1 Zájemci o nemovitosti
Zpracováváme zejména jméno, příjmení, e-mail, telefon a údaje, které nám uvedete v poznámce nebo komunikaci. Dále zpracováváme údaje o Vaší poptávce a preferencích, například rozpočet, preferovanou lokalitu, požadovaný způsob užívání nemovitosti a projekty či nemovitosti, o které máte zájem.
Při práci s poptávkou v CRM vznikají také údaje o jejím průběhu, zejména zdroj kontaktu, stav a výsledek poptávky, interní kategorie či hodnocení, štítky, historie komunikace, navazující úkoly a poznámky. Pokud jsou tyto údaje spojeny s konkrétní osobou, jde o osobní údaje.
Údaje používáme k vyřízení poptávky, výběru vhodných nemovitostí, zasílání podkladů, navazující komunikaci, sjednání prohlídky a jednání o případném uzavření smlouvy. Právním základem je provedení opatření na Vaši žádost před uzavřením smlouvy. Vedení CRM, zachování kontinuity komunikace, interní organizace obchodních případů a ochrana právních nároků jsou založeny na našem oprávněném zájmu.
Vybrané údaje o poptávkách můžeme v nezbytném rozsahu využívat také k vyhodnocování, plánování a optimalizaci našich reklamních kampaní. Toto zpracování zakládáme na oprávněném zájmu na efektivním marketingu; kde je to možné, používáme agregované nebo neidentifikující údaje.
2.2 Online rezervace konzultace
Pokud si prostřednictvím odkazu na našem webu rezervujete konzultaci přes Cal.eu, zpracováváme zejména Vaše jméno, e-mailovou adresu, zvolený termín a případně telefonní číslo nebo další údaje, které dobrovolně uvedete. Účelem je sjednání a uskutečnění konzultace, zaslání potvrzení a případných připomínek a organizace kalendáře. Právním základem je provedení opatření na Vaši žádost před případným uzavřením smlouvy a v nezbytném rozsahu náš oprávněný zájem na organizaci schůzek.
Údaje o rezervaci jsou uchovány v systému Cal.eu a mohou být v nezbytném rozsahu synchronizovány s naším e-mailem, kalendářem a nástrojem pro videohovor.
2.3 Klienti
V souvislosti se smluvním vztahem zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, údaje o nemovitosti a smluvním vztahu, související komunikaci a podle povahy obchodu také údaje o platbách, bankovních účtech a transakcích.
V zákonem stanovených případech zpracováváme rovněž údaje potřebné pro plnění AML povinností, zejména státní příslušnost, datum narození nebo rodné číslo, údaje z dokladu totožnosti, údaje o skutečném majiteli a údaje o zdroji finančních prostředků.
Právním základem je plnění smlouvy, splnění právních povinností podle zákona o realitním zprostředkování, AML a účetních a daňových předpisů a náš oprávněný zájem na evidenci dokumentace a ochraně právních nároků.
2.4 Newsletter a obchodní sdělení
Při samostatném přihlášení k newsletteru zpracováváme pouze Vaši e-mailovou adresu a newsletter zasíláme na základě Vašeho souhlasu. Pokud nám udělíte samostatný souhlas současně s poptávkou nebo v průběhu komunikace, můžeme pro správu a personalizaci rozesílky použít také Vaše jméno a příjmení, které jste nám již poskytli.
Kontakty z poptávkových formulářů mohou být technicky vedeny také v systému pro e-mailové rozesílky. Samotné uložení kontaktu v tomto systému neznamená oprávnění zasílat newsletter.
Bez samostatného souhlasu zasíláme elektronická obchodní sdělení pouze tehdy, jsou-li splněny všechny podmínky § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., zejména pokud jsme kontakt získali od zákazníka v souvislosti s prodejem naší služby, sdělení se týká našich vlastních obdobných služeb a zákazník měl při získání kontaktu i v každém sdělení možnost takové využití jednoduše odmítnout.
Informace a nabídky zasílané jako přímá a přiměřená reakce na konkrétní poptávku zpracováváme v rámci vyřizování této poptávky. Obchodní sdělení můžete kdykoli odmítnout; souhlas můžete kdykoli odvolat.
2.5 Povinnosti podle AML zákona
V případech stanovených zákonem č. 253/2008 Sb. jsme povinni provádět identifikaci a kontrolu klienta. Za tímto účelem zpracováváme údaje v rozsahu vyžadovaném právními předpisy, zejména údaje z dokladu totožnosti, údaje o skutečném majiteli, zdroji finančních prostředků a obchodním vztahu. Tyto údaje zpracováváme na základě zákonné povinnosti, nikoli na základě souhlasu.
2.6 Oznamování protiprávního jednání
Pokud podáte oznámení prostřednictvím našeho vnitřního oznamovacího systému, můžeme zpracovávat údaje o Vaší totožnosti a kontaktní údaje, pokud je uvedete, obsah oznámení, předložené podklady a údaje o osobách uvedených v oznámení. U anonymního oznámení údaje o totožnosti nezpracováváme, pokud nám nejsou známy.
Účelem je přijetí, evidence, posouzení a vyřízení oznámení a splnění povinností podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, a § 21 odst. 6 písm. b) zákona č. 253/2008 Sb. Právním základem je splnění právní povinnosti. K oznámením a souvisejícím dokumentům má přístup pouze určená příslušná osoba; údaje mohou být zpřístupněny pouze v případech a rozsahu dovoleném nebo vyžadovaném právními předpisy, zejména příslušným orgánům veřejné moci.
3. Doba uchování
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel:
údaje zájemců a osob rezervujících konzultaci, s nimiž nevznikne smluvní vztah, zpravidla 3 roky od poslední relevantní komunikace, konzultace nebo uzavření poptávky;
údaje související se smluvním vztahem po dobu nezbytnou pro plnění smlouvy, zákonných povinností a ochranu právních nároků, zpravidla nejdéle 10 let, nevyžaduje-li zákon jinak;
AML údaje po zákonem stanovenou dobu, zpravidla 10 let od uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo od ukončení obchodního vztahu;
účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
údaje pro newsletter a obchodní sdělení do odvolání souhlasu, vznesení námitky nebo zániku jiného zákonného důvodu; minimální údaj o odhlášení nebo námitce můžeme uchovat i poté, aby se kontakt znovu nezařadil do rozesílky;
oznámení podaná prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a související dokumenty po dobu 5 let od přijetí oznámení.
Kopie údajů uložené ve webovém systému, e-mailové komunikaci a CRM podléhají stejným účelům a retenčním pravidlům; technické zálohy mohou být po omezenou dobu uchovávány podle pravidel příslušného poskytovatele.
4. Komu mohou být údaje zpřístupněny
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména těmto příjemcům a poskytovatelům:
Breezy s.r.o. (Solidpixels), IČO 27733823 – provoz webu, ukládání údajů z formulářů a jejich technický export;
Cal.com, Inc. (služba Cal.eu) – online rezervace konzultací a související technické služby;
poskytovatelé e-mailových, kalendářových, videokonferenčních a cloudových služeb;
RAYNET s.r.o., IČO 26843820 – CRM a správa obchodních případů;
Ecomail.cz, s.r.o., IČO 02762943 – správa e-mailových kontaktů, newsletterů, souhlasů a odhlášení;
Marketing Makers s.r.o., IČO 04174836 – marketingové a reklamní služby, zejména příprava, správa, vyhodnocování a optimalizace placených kampaní; v nezbytném rozsahu může pracovat s vybranými údaji o poptávkách a preferencích a, je-li to pro konkrétní činnost skutečně potřebné a existuje odpovídající právní základ, také s identifikačními nebo kontaktními údaji;
poskytovatelé analytických a reklamních nástrojů, zejména služby skupin Google a Meta, pokud jste udělili odpovídající souhlas s analytickými nebo marketingovými cookies;
advokáti, notáři, banky, úschovní instituce, účetní a daňoví poradci a další odborní poskytovatelé, je-li jejich zapojení potřebné;
státní orgány a jiné instituce, pokud předání vyžaduje právní předpis nebo je nezbytné pro ochranu našich práv.
Poskytovatelé, kteří pro nás vystupují jako zpracovatelé, zpracovávají osobní údaje podle našich pokynů a na základě odpovídající smlouvy. Údaje zpřístupňujeme pouze v rozsahu potřebném pro konkrétní účel. Údaje z vnitřního oznamovacího systému nejsou zpřístupňovány běžným obchodním ani marketingovým poskytovatelům.
5. Interní hodnocení a automatizované rozhodování
Poptávky můžeme v CRM interně kategorizovat a hodnotit například podle stavu, kvality poptávky, rozpočtu, preferované lokality nebo projektů, o které se zájemce zajímá. Hodnocení slouží k organizaci obchodní práce a navazující komunikace.
Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
6. Předávání mimo EU/EHP
Osobní údaje zpracováváme primárně v Evropské unii a Evropském hospodářském prostoru. Někteří poskytovatelé nebo jejich subdodavatelé mohou v jednotlivých případech zpracovávat údaje také mimo EU/EHP. Takové předání probíhá pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodných záruk, jako jsou standardní smluvní doložky. Informaci o konkrétním mechanismu předání a použitých zárukách Vám na vyžádání poskytneme.
7. Je poskytnutí údajů povinné?
Poskytnutí údajů prostřednictvím poptávkového formuláře je dobrovolné, avšak jméno, příjmení, e-mail a telefon potřebujeme pro vyřízení poptávky; bez nich nemusíme být schopni reagovat. Při rezervaci konzultace jsou potřebné jméno a e-mail, telefon je dobrovolný. Poskytnutí e-mailu pro newsletter je dobrovolné. Údaje vyžadované AML předpisy jste v zákonem stanovených případech povinni poskytnout; bez potřebné součinnosti můžeme být povinni obchod nebo navázání obchodního vztahu odmítnout.
8. Cookies a obdobné technologie
8.1 Co používáme
Při provozu webu používáme cookies a obdobné technologie. Cookies jsou malé soubory ukládané do Vašeho zařízení nebo informace čtené z něj. Některé údaje vznikající při jejich použití, například online identifikátory, IP adresa nebo údaje o zařízení a chování na webu, mohou být osobními údaji.
8.2 Kategorie cookies
Používáme tyto kategorie:
Nezbytné cookies – zajišťují základní fungování, bezpečnost a technické funkce webu. K jejich uložení nebo čtení není vyžadován souhlas, pokud splňují zákonnou výjimku pro technické uložení nebo přístup nezbytný k poskytnutí služby, kterou jste výslovně požadovali. Případné související osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu zejména na základě oprávněného zájmu na bezpečném a funkčním provozu webu;
Analytické cookies – pomáhají nám měřit návštěvnost a používání webu a zlepšovat jeho obsah. Používáme je pouze po Vašem souhlasu;
Marketingové cookies – slouží k měření a personalizaci reklamy, remarketingu a vyhodnocování reklamních kampaní. Používáme je pouze po Vašem souhlasu.
8.3 Nástroje třetích stran
V závislosti na aktuálním nastavení webu mohou být po udělení příslušného souhlasu používány zejména analytické a reklamní služby Google (např. Google Analytics a Google Ads) a Meta (např. nástroje pro měření a cílení reklamy na Facebooku a Instagramu). Tito poskytovatelé mohou zpracovávat údaje také pro své vlastní účely podle svých podmínek a zásad ochrany soukromí.
Doba uložení jednotlivých cookies se liší podle konkrétního nástroje a jeho nastavení. Aktuální technické nastavení cookies je spravováno prostřednictvím nástroje pro správu cookies používaného na našem webu.
8.4 Souhlas a změna nastavení
Analytické a marketingové cookies se nesmí aktivovat před Vaším souhlasem. Souhlas musí být dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat nebo změnit. Odmítnutí analytických a marketingových cookies nesmí bránit běžnému používání webu; omezení nezbytných technických funkcí prostřednictvím nastavení prohlížeče však může některé části webu ovlivnit.
9. Vaše práva
Podle okolností máte zejména právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení zpracování, právo na přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu máte právo kdykoli vznést námitku. Pokud ji vznesete, osobní údaje pro tyto účely již nebudeme zpracovávat.
Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů není v souladu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.gov.cz, tel.: +420 234 665 111.